Leeroplossingen integreren in het werkproces
Opdrachtgever: Het Antoni van Leeuwenhoek
Opdrachtnemer: Ontuitive
Klantvraag: Efficiënt opleiden in een snel veranderende omgeving
Oplossing: Performance support
In 2007 stapte het Antoni van Leeuwenhoek over van een verouderd informatiesysteem naar EZIS: het Elektronische Zorg Informatie Systeem. In EZIS kan elke medewerker alle informatie over de patiënt op één plek terugvinden.
Eén van de grote uitdagingen was het snel opleiden van een enorme groep medewerkers met zeer uiteenlopende functies. Van secretaresse tot chirurg: iedereen moest snel kunnen werken met EZIS. Het was belangrijk om iedereen op zijn eigen niveau op te leiden. Tevens moest de helpdesk in de maanden erna niet overvoerd worden met vragen. Ontuitive nam die uitdaging aan.
Waar lag de oplossing? Formele leerprogramma’s werden als niet toereikend beschouwd om de constante stroom van veranderingen in processen, taken en regelgeving succesvol te implementeren en te borgen. Het inzetten van Performance Support bleek een gouden greep voor het opleiden van het personeel. Met performance support wordt het personeel op de werkplek met precies genoeg informatie ondersteund bij het werken met EZIS en als het ware door het systeem ‘geloodst”.
Wat is Performance Support?
Performance Support is geen moeilijk begrip. Het gaat erom de juiste informatie en leerondersteuning te bieden aan medewerkers op de werkplek, precies op het moment dat zij dit nodig hebben. Een korte video legt uit hoe dit werkt.
Voordelen van Performance Support
• Hogere medewerkersproductiviteit:
Ontuitive’s Performance Support geeft op het moment van behoefte antwoord op gebruikersvragen binnen 2 clicks en 10 seconden. Gebruikers verliezen geen waardevolle tijd aan het zoeken naar een antwoord, het inschakelen van de hulp van een collega of het bellen naar de helpdesk.
• Hogere prestaties op de werkplek:
Zonder performance support besteden medewerkers gemiddeld 8,8 uur per week aan het zoeken van informatie en vinden ze slechts in 50% van de gevallen het antwoord waar ze naar op zoek zijn (1). In de overige tijd moeten ze raden naar antwoorden, maken ze vergissingen, en werken ze inefficiënt.
• Optimaliseren van training en e-learning:
Ontuitive’s oplossing bespaart organisaties 50 tot 75% op trainingstijd. De inzet van Performance Support bij klassikale training of e-learning heeft niet als doel om gebruikers alles te leren wat ze moeten weten. Performance support biedt een effectief en kostenefficiënt alternatief door medewerkers te laten leren terwijl zij op de werkplek hun taken uitvoeren: daar waar de medewerkers echt leren.
• Minder kosten aan ondersteuning en helpdesk:
Performance support zorgt voor een hoge zelfredzaamheid en heeft bewezen dat dit leidt tot minder helpdesk calls, de duur van de calls verkort en het aantal calls over dezelfde onderwerpen (FAQ’s) vermindert.
• (1) Managed Print and Document Services for Controlling Today’s and Tomorrow’s Information Costs. IDC. Mei 2011.
Performance Support helpt medewerkers van het Antoni van Leeuwenhoek
Door leeroplossingen te integreren in het werkproces wordt voldaan aan de actuele leerbehoefte en kan de nieuwe kennis direct worden toegepast. Opleidingen zijn hierdoor effectief en medewerkers werken productiever. Daarnaast dalen de kosten voor kennisontwikkeling aanzienlijk.
De aangeboden informatie is ingebed in bestaande EZIS werkprocessen en is context gericht: dat wil zeggen dat de inhoud is afgestemd op functies, rollen en bedrijfsprocessen zodat deze optimaal aansluit op de kennisbehoefte. Iedere medewerker kan dus bijvoorbeeld per functie zien welke processen in het EZIS voor hem of haar van belang zijn. Medewerkers vinden hierdoor snel een antwoord op hun vragen en kunnen daarna direct verder met het afronden van een taak.
Gebruikersadoptie
Diverse soorten gebruikers binnen het Antoni van Leeuwenhoek hebben meegedacht over ontwikkelingen in het systeem, om bij voorbaat al zo veel mogelijk weeffouten te voorkomen. Bovendien werd hiermee het draagvlak binnen de organisatie vergroot. EZIS is een gebruiksvriendelijk systeem waarin elke medewerker alle informatie over de patiënt op één plek kan terugvinden. Toch zag het Antoni van Leeuwenhoek tijdens de opleiding en ook daarna ruimte voor verbetering. Bij een meer traditionele opleiding, heeft dat vaak grote consequenties voor het leermateriaal. LearningGuide, de Performance Support oplossing van Ontuitive, is flexibel en gemakkelijk te onderhouden. Veranderingen zijn snel doorgevoerd en meteen op de werkplek beschikbaar.
Resultaten
Omdat performance support bij het invoeren van EZIS zo goed bleek aan te slaan, gebruikt het Antoni van Leeuwenhoek deze oplossing sindsdien bij de invoering van elk nieuw systeem, zoals SAP, Rostarcas, Office en Iprova. Het Antoni van Leeuwenhoek gebruikt de LearningGuide daarnaast als voorbereidend materiaal voor bijscholing en als naslagwerk, bijvoorbeeld voor het reanimatie-protocol. E zijn nog andere LearningGuides in ontwikkeling, onder andere voor de protocollen met betrekking tot stralingshygiëne, veilig werken in laboratoria en security awareness. Het is voor de gebruikers prettig als alles uniform wordt aangeboden.
Het Antoni van Leeuwenhoek werkt sinds 2007 met Ontuitive’s Performance Support oplossing LearningGuide. Het heeft een transitie gemaakt van het laten uitvoeren en ontwikkelen van leercontent door Ontuitive naar het zelf aanpassen en ontwikkelen door de eigen ICT-afdeling. Ontuitive heeft geholpen met het implementeren van de tool en het ontwikkelen van het leermateriaal voor de verschillende gebruikers. Ontuitive heeft de afgelopen jaren ondersteuning geboden om het Antoni van Leeuwenhoek zelf de tool verder te laten uitbreiden en in te zetten in de organisatie.
Meer weten en zien over Performance Support oplossingen in de Zorgsector?
Chantal Himmelreich opleidingsadviseur & trainer ICT bij Het Antoni van Leeuwenhoek vertelt over de oplossing van Ontuitive.
Demo: Ontuitive’s oplossing voor Het Antoni van Leeuwenhoek
Bekijk hoe Het Antoni van Leeuwenhoek de medewerkers ondersteunt bij zowel het werken met het zorgsysteem EZIS als met leercontent voor primaire zorgtaken. Hierbij valt te denken aan het verpleegkundig en medisch dossier, medicatie, reanimatie en veilig werken met straling.
Laat uw gegevens achter en u ontvangt een link naar de demo.
Email: c.giesen@ontuitive.com
Tel: 06 22 80 84 72