Nieuws

Van Wilfred Rubens (redactie) | 01-04-2020 | | (0) reacties

Is live online communiceren meer vermoeiend/belastend is dan face-to-face communiceren?

Verleden week gaf een aantal gesprekspartners in een online overleg aan het meer vermoeiend te vinden om intensief live online te communiceren, in plaats van face-to-face. Via Twitter stelde ik de vraag of er onderzoek is gedaan naar de vraag: is live online communiceren meer vermoeiend/belastend is dan face-to-face communiceren? Ik ontving hier zeer veel reacties op. Voorlopige conclusies: voor zover bekend is er geen onderzoek naar gedaan. Maar de meesten herkennen het absoluut.
In deze bijdrage ga ik in op de vraag hoe het kan dat live online communiceren dikwijls meer vermoeiend/belastend is dan face-to-face communiceren? Welke gevolgen zou dit moeten hebben voor online samenwerken en online leren?

Er bestaan al jaren richtlijnen voor beeldschermwerk. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid adviseert “om taken met intensief gebruik van beeldscherm, toetsenbord en/of muis te beperken tot 4 uur per dag”. Zij lijken daarbij vooral te kijken naar de lichamelijke gevolgen van beeldschermwerk (schouders, nek, pols, etc). Volgens Nu.nl blijkt uit onderzoek dat zes uur thuiswerken qua intensiviteit gelijk staat aan acht uur op kantoor (bron).

Via Twitter kreeg ik echter vooral klachten over vermoeidheid en geestelijke inspanning. Mogelijke oorzaken hiervan die genoemd zijn:

• Bij face-to-face werk is sprake van meer afwisseling. Je loopt niet meer even naar collega’s of naar de koffieautomaat. Je loopt niet meer van de ene ruimte naar de andere ruimte. Bij online overleggen ga je van het ene overleg direct naar het andere overleg. Je neemt nu minder snel “natuurlijke pauzes”. Je mist het gewone contact met collega’s en lerenden.
• Normaliter voer je ook taken uit die minder cognitief belastend zijn. Zoals kopiëren. Nu ben je meer bezig met cognitief belastende taken.
• Kijken naar een beeldscherm is meer vermoeiend dan kijken naar gezichten (licht, straling). Dit maakt de combinatie spraak-beeld vermoeiend. Je moet meer je best doen om een boodschap over te brengen en te begrijpen.
• We zijn nog niet gewend aan deze manier van werken. Mirjam Neelen, die bijna permanent van huis uit werkt, vindt face-to-face overleg bijvoorbeeld meer inspannend.
• We communiceren niet alleen op een andere manier. We maken daarbij ook gebruik van technologieën waar we nog niet zo vertrouwd mee zijn.
• Bij live online communiceren moeten we niet alleen communiceren, maar tegelijkertijd ook technologieën bedienen. Dat is extra belastend.
• Je bent constant bezig en je loopt ook meer risico om afgeleid te worden (meerdere apparaten, meerdere applicaties).
• Het kan afhankelijk zijn van je persoonlijkheid. Introverte mensen lijken er meer last van te hebben dan extraverte personen (mondelinge overdracht van een opmerking van een hoogleraar psychologie).
• De context kan een rol spelen. Nu verplicht thuiswerken is anders, dan vrijwillig thuis werken. Verder speelt je thuissituatie een rol (bijvoorbeeld kleine kinderen om je heen).

Ik ben bij een snelle zoektocht door de online bibliotheek van de Open Universiteit geen onderzoek tegen gekomen waaruit blijkt dat live online communiceren meer vermoeiend/belastend is dan face-to-face communiceren. Pedro de Bruyckere merkte via Twitter ook terecht op dat dit in zijn algemeenheid lastig te onderzoeken is. Ik ben wel een theoretisch kader over “communication overload” tegen gekomen (Stephens et al, 2017). De auteurs stellen hierin dat zeven factoren (dimensions) van invloed zijn op communicatieve overbelasting:

1. De kwaliteit van de boodschap wordt aangetast.
2. Er zijn veel afleidingen.
3. Er worden veel informatie- en communicatietechnologieën gebruikt.
4. Er wordt druk uitgeoefend om beslissingen te nemen.
5. Je voelt je verantwoordelijk om te reageren.
6. Je wordt overstelpt met informatie.
7. Er is sprake van een opstapeling van boodschappen.

Opvallend: de tijdsduur wordt hierbij niet genoemd. Als je bovendien kijkt naar Sweller’s cognitieve load theory dan speelt hierbij waarschijnlijk ook nog een rol: ben je nieuw of ben je een expert wat betreft het gebruik van de technologie (reeds genoemd).

Tips (deels gekregen via Twitter)

Wat kun je doen om communicatieve overbelasting bij online samenwerking en online leren te voorkomen?

• Neem regelmatig pauzes, ook micropauzes van bijvoorbeeld 20 seconden (bron).
• Onderbreek sessies na een half uur. Voor minimaal twee minuten (bron).
• Vraag je af hoe zinvol het is om sessies langer dan een uur te plannen. Als toch sessies van meer dan een uur worden gepland, bouw dan meer pauzes dan normaal in. Na een half uur, twee minuten en na een uur minimaal tien minuten.
• Gebruik die pauzes om te bewegen, voldoende te drinken en stretchoefeningen te doen.
• Plan pauzes van minimaal een kwartier tussen sessies door (ook ik heb de afgelopen weken vaak uren achter elkaar aan meerdere online overleggen deelgenomen).
• Gebruik pauzes niet om je mail te checken of ‘op Yammer’ te kijken.
• Probeer niet meer dan vier uur per dag aan beeldscherm te doen (bron). Plan in ieder geval geen online sessies en live online lessen van in totaal meer dan vier uur per dag. Ik vind dit voor mijn eigen werk de lastigste, uit te voeren, aanbeveling.
• Afwisseling is heel belangrijk. Wissel online werken en leren af met andere activiteiten. Wissel synchroon online werken en leren af met asynchroon online werken en leren. Lees bijvoorbeeld eens een vergaderstuk van papier. Of lees een boek. Luister naar podcasts. Schakel video op een gegeven moment uit en beperk je tot mondelinge conversatie.
• Maak gebruik van veel interacties.
• Schakel applicaties uit die afleidend werken (zoals e-mail en WhatsApp).
• Maak een duidelijk schema met taken van ongeveer een half uur tot drie kwartier. Plan ook momenten voor niet-taakgebonden communicatie.
• Gebruik software die je helpt je te focussen en volgens een strak schema te werken. En die je ook attendeert op het nemen van pauzes.
• Spreid je werkdag over een groter deel van de dag. Je bent bijvoorbeeld geneigd om aan het begin of aan het eind van de dag te sporten of meer intensief bewegen. Plan dit moment liever door de dag heen. Dat betekent bijvoorbeeld dat je acht uur werkt tussen 8 en 19 uur.
• Vraag deelnemers regelmatig aan te geven of ze niet te vermoeid worden. Ik ben bijvoorbeeld van plan om dit te doen tijdens een online gastcollege dat ik volgende week verzorg. Daar is drie uur voor gepland.
• Gebruik zo veel mogelijk dezelfde technologieën om mee te communiceren. Dat is extra lastig als je, zoals ik, bij meerdere organisaties werkzaam bent.
• Wees extra terughoudend in het delen van informatie. Het gaat om de kwaliteit.
• Geef mensen de tijd om beslissingen te nemen en opdrachten te maken. Wees nu terughoudend met quizzes waarbij lerenden bijvoorbeeld binnen 15 seconden moeten reageren.
• Stop niet te veel boodschappen in een overleg of online les.