Professioneel communiceren in een vrijwilligersorganisatie
‘Het is leuk om te doen en fijn om iets te kunnen betekenen voor een ander’. Dat is de reden die vrijwilligers opgeven als je ze vraagt waarom ze vrijwilligerswerk doen. Bijna de helft van de Nederlanders van 15 jaar en ouder doet vrijwilligerswerk (CBS). En waar mensen samenwerken, kan een goede training in communicatieve vaardigheden waardevolle, en soms essentiële, ondersteuning bieden. Lees de vier redenen waarom je moet investeren in de communicatieve vaardigheden van je vrijwilligers, en bekijk hoe het Rode Kruis dat aanpakt.
Breng je organisatie naar een hoger niveau
Bij veel verenigingen en stichtingen komen mensen van uiteenlopend pluimage samen. De een wil zijn idealen waarmaken of voelt een plicht om een maatschappelijke rol te vervullen, de ander komt vooral voor de gezellige activiteiten, tijdsbesteding en contacten.
Uit onderzoek van het CBS blijkt dat de groep werkende, hoger opgeleide mensen tussen de 35 en 45 jaar de meeste vrijwilligers levert. Zij zijn gewend te opereren in een professionele organisatie en verwachten ook als vrijwilliger een professionele omgeving en efficiënte werkwijze. Maak daar dus werk van, deze mensen haken af bij te veel goedbedoeld aanmodderen. Andere groepen mensen, die zich net zo goed met hart en ziel inzetten, vragen om een andere benadering. Het is aan het bestuur om met al deze wensen en belangen om te gaan en hier open over te communiceren. Werk aan de professionalisering van de organisatie om hoger opgeleide, ambitieuze vrijwilligers aan je te binden en zorg dat de vrijwilligers onderling ook open en transparant met elkaar blijven communiceren.
Veiligheid voorop
Vrijwilligers worden in uiteenlopende rollen ingezet. Als begeleiders van grote evenementen, op plekken waar wordt gewerkt met kwetsbare mensen, en ook bij het (financiële) bestuur van een stichting of vereniging. Sommige vrijwilligers dragen, vaak zonder de juiste kennis of voorbereiding, ineens een flinke verantwoordelijkheid. Vaak zijn er wel allerlei werkinstructies en protocollen opgesteld, en meestal gaat dat goed, maar in sommige gevallen is het niet voldoende om alleen op basis van vertrouwen te werken. Als er grote risico’s spelen is het aan de organisatie om kennis en vaardigheden van de betrokken te trainen en te toetsen. Dit helpt incidenten, en de daarbij horende (imago)schade, voorkomen.
Geef je vrijwilligers de kans zichzelf te ontwikkelen
Hoewel het vergroten van de kans op een baan volgens het CBS slechts bij een klein deel van de vrijwilligers een rol speelt, vinden de meeste mensen het wél heel interessant om nieuwe dingen te leren en ervaringen op te doen. De vrijwilliger die zich inzet naast zijn drukke baan wil zijn kennis verbreden of verdiepen. De vrijwilliger die vooral komt voor de contacten en gezelligheid kan zich verder ontwikkelen door nieuwe ervaringen op te doen. Natuurlijk leren vrijwilligers van het werk zelf, maar je kunt ze ook ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling door aandacht te schenken aan communicatieve vaardigheden. Ontwikkel vanuit de kernwaarden van jouw organisatie een programma dat aandacht geeft aan bijvoorbeeld gesprekstechnieken, leiderschapsstijl en omgaan met verschillen binnen de organisatie.
Goede vrijwilligers zijn schaars, zet ze effectief in
Het is mooi hoe vaak drukbezette mensen tijd vrijmaken om zich in te zetten voor een ander. Een training moet dan wel efficiënt zijn en passen in het schema van de vrijwilliger. Met een online training met behulp van video rollenspellen kunnen alle deelnemers zelf thuis oefenen en leren. Een coach geeft duidelijke en praktische feedback op de getoonde vaardigheden. Dat kan volledig op afstand, als de reistijd en -kosten een bijeenkomst niet rechtvaardigen. Voor de teambuilding en het saamhorigheidsgevoel kan een gezamenlijke kick-off of evaluatie van de training heel nuttig zijn.
“Op het moment trainen dat het mij het beste uitkomt.”
74% van de deelnemers gaf dit op als grootste pluspunt.
Het Rode Kruis zet TrainTool in om vrijwilligers voor de Nijmeegse Vierdaagse te trainen. 115 coördinatoren en teamleiders die tijdens het wandelevenement ingezet werden volgden een training communicatieve vaardigheden. De aftrap van het programma was vier weken voor de Vierdaagse. Deelnemers hebben vervolgens gedurende 3 weken, 13 oefeningen ontvangen. Zo was iedereen goed voorbereid op het evenement. Wil je meer weten over de training bij het Rode Kruis? Welke onderwerpen aan bod kwamen, en wat vrijwilligers ervan vonden? Download de case study.