E-HRM: veel mogelijk, maar wel eng
Voor de elektronische variant van HRM bestaat groeiende belangstelling, maar daadwerkelijk toepassen vinden bedrijven nog eng. Toch kan eHRM zijn nut hebben, meent Matthijs van den Bos, zelfstandig eHRM-consultant en docent eHRM aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Vooral het automatiseren van basisprocedures als salarisadministratie en het opstellen van een lijst met veelgestelde vragen of een online verzuimregistratie, kan de P&O-afdeling zeeën van tijd besparen en eindelijk de kans bieden lijnmanagers van advies te dienen om verloop en verzuim onder medewerkers terug te dringen.
'P&O'ers moeten niet zo met neuzelwerk bezig zijn', verzucht Matthijs van den Bos in zijn nieuwe kantoor. 'Hoewel dat neuzelwerk erg belangrijk is', haast hij zich eraan toe te voegen. 'Het punt is alleen dat je dat zou moeten automatiseren.' Onder neuzelwerk verstaat Van den Bos zaken als het toesturen van nieuwe regelingen, verzuimkaarten verstrekken, verzuimregistratie of het beantwoorden van allerlei eenvoudige vragen. Door dit soort zaken op een intranet te zetten, is het heel goed mogelijk werk te besparen en uiteindelijk kosten te drukken. Bovendien kunnen medewerkers, als ze er eenmaal aan gewend zijn, veel sneller antwoord vinden op eenvoudige vragen en dat scheelt een hoop irritaties. Van den Bos: 'Er bestaan vaak veel klachten over P&O-afdelingen. Ze werken traag, zijn veel afwezig of je hebt weer net niet de juiste persoon aan de lijn die je vraag kan beantwoorden.'
'Het voordeel van eHRM is dat het zo concreet is', stelt Van den Bos enkele malen. Hoezo concreet? Het is toch juist virtueel? 'Het is concreet omdat het dichtbij de mensen komt. Veel zaken die nu nog door P&O-afdelingen worden gedaan, zouden medewerkers heel goed zelf kunnen doen. Dat geldt bijvoorbeeld voor het bijhouden van vakantie- of van verzuimdagen.'
Volgens Van den Bos bevinden veel P&O-afdelingen zich in een ivoren torentje. Ze hebben weinig voeling met de werkvloer en hebben geen tijd om echt HRM-beleid te ontwikkelen. 'Dat is sowieso het hele probleem met HRM', meent hij. 'De gedachte achter HRM is dat het mensen helpt in hun ontwikkeling en dat dat uiteindelijk de prestaties in het bedrijf stimuleert. Dat is ook wel vaak geroepen, maar toch houden veel P&O-afdelingen vast aan traditionele werkmethoden.'
De conclusie die Van den Bos trekt, is dat binnen bestaande P&O-afdelingen veelal een gebrek aan competenties bestaat op het gebied van ICT: 'P&O'ers moeten bestaande structuren durven loslaten. Innoveer! Bedenk instrumenten en ga gewoon aan de slag. Néém dat risico en leer van je fouten.'
Tijd over
Nu zijn zeker niet alle aspecten van HRM geschikt om te automatiseren. Denk aan persoonlijke loopbaanbegeleiding, bijvoorbeeld, of het motiveren van mensen. Punt is juist dat automatisering van basishandelingen P&O'ers meer tijd geeft om zich met de meer 'waardetoevoegende' onderdelen van hun werk bezig te houden, zoals het motiveren van mensen. Van den Bos: 'Op termijn kan P&O dan veel meer toegevoegde waarde hebben voor het lijnmanagement. Zolang ze met het neuzelwerk bezig blijven, zullen ze daar nooit tijd voor hebben. Terwijl die begeleiding juist in deze barre tijden erg belangrijk is. Het uiteindelijke effect kan zijn dat er meer contact is met managers en met medewerkers.'
Veel P&O-zaken zouden medewerkers heel goed zelf kunnen doen
Bij eHRM onderscheidt Van den Bos drie terreinen die als (dis)satisfier werken voor de medewerkertevredenheid. 'Het eerste is de inhoud en de wijze van werken. Dat is een duidelijke satisfier. Hetzelfde geldt voor de extra aandacht voor persoonlijke ontwikkeling die mogelijk is, zoals via 360-gradenfeedback, e-learning, vacaturesites en het digitaal kunnen vaststellen van het eigen arbeidsvoorwaardenpakket.' Opvallend is dat de snelheid in de beantwoording van vragen juist een dissatisfier is omdat er al snel vanuit wordt gegaan dat die snelheid vanzelfsprekend is. Dat motiveert niet, maar is meer een voorwaarde die andere zaken mogelijk maakt.
Ook voor externe partners kan eHRM zijn nut bewijzen, bijvoorbeeld in het contact met expatriots, freelancers of vrijwilligers. Door hen toegang te verlenen tot het interne netwerk, bindt je ze meer aan de organisaties en verbetert het contact. Richting de Arbodienst en verzekeraar kunnen met behulp van eHRM-toepassingen bijvoorbeeld gegevens zorgvuldiger worden overgebracht.
Twynstra Gudde/CKC
Uit het eHRM-onderzoek 2002/2003 van Twynstra Gudde/CKC, blijkt dat in Nederland slechts dertien procent van de ondervraagde bedrijven een budget van meer dan vijftigduizend euro voor eHRM reserveert. Van de andere bedrijven is het lager, niet bekend of is er helemaal geen budget beschikbaar (17 procent). Volgens het onderzoek zijn redenen om geen energie in eHRM te steken simpelweg dat er andere prioriteiten worden gesteld op HRM-gebied en dat er in veel gevallen nog geen planmatige aanpak bestaat voor eHRM. Mogelijke oorzaken daarvan zijn dat er te weinig eHRM-deskundigheid is bij P&O-afdelingen, dat er te grote investeringen mee gemoeid zijn en dat het moeilijk is de meerwaarde van eHRM aan te tonen. Wordt er wél in geïnvesteerd, dan blijken de efficiency en kostenreductie de belangrijkste winstpunten te zijn.
ROI
Blijkt het positieve effect van eHRM ook in de praktijk? Van den Bos: 'Eerlijk gezegd is daar in algemene zin nog weinig van bekend, maar recent bleek bijvoorbeeld bij een bedrijf van rond de duizend man wel 0,5 FTE bespaard te zijn door online verlofmanagement in te voeren. Dat is eenvoudig na te gaan door het aantal administratieve handelingen te berekenen die met de invoering ervan worden bespaard. En ook het shared service project binnen de Rijksoverheid moet leiden tot 300 miljoen besparing tot 2015.' Bij het invoeren van eHRM duurt het enige tijd voordat medewerkers aan de nieuwe situatie gewend zijn. 'In het begin zal er veel fout gaan, want er is veel nieuw. Maar na een jaar begint de tevredenheid van medewerkers te groeien.' Waarbij Van den Bos wel aantekent dat zonder een 0-meting vooraf de hele exercitie weinig nut heeft, omdat anders de resultaten nooit hard te maken zijn. Maar doe je dat wel, dan zul je de selfservice van medewerkers zien groeien en daardoor zal de communicatie toenemen en uiteindelijk ook de tevredenheid.
eHRM?
Onder de noemer 'eHRM' worden alle hulpmiddelen verstaan die op basis van internettechnologie bestaande HRM-processen ondersteunen. Het helpt doorsnee HR-taken te vereenvoudigen, zoals het melden van vacatures - via een intranet gaat dat nu eenmaal sneller dan via het prikbord - personele regelingen, personeelsbestanden en nieuws. Deze toepassingen, waarbij eenzijdige informatie wordt verstrekt, wordt verreweg het meest gebruikt. Andere mogelijkheden zijn gericht op interactief samenwerken, zoals videoconferencing en telewerken of persoonlijke ontwikkeling, denk aan e-learning. Deze vormen komen veel minder voor. Een volgende groep toepassingen richt zich op het beheren en stroomlijnen van gegevens, bijvoorbeeld het online bijhouden van NAW-gegevens en online kunnen ziekmelden. Een laatste niveau is gericht op change-management, waarbij gedacht kan worden aan complete virtuele organisaties. De implementatie daarvan heeft echter drastische gevolgen op alle niveaus van een onderneming.
Zonder 0-meting heeft de hele eHRM-exercitie weinig nut
'Voor P&O is het vaak moeilijk om een meetbaar plan te maken en zo de directie te overtuigen om zich daadwerkelijk aan eHRM te committeren', meent Van den Bos. Hij erkent dat het inderdaad moeilijk is om een harde ROI te berekenen. 'Aan de andere kant', nuanceert hij, 'zul je je moeten afvragen hoe belangrijk het is om iets meetbaar te maken. Het is tenslotte van groot belang dat medewerkers efficiënter met hun tijd kunnen omgaan. Dat is óók een voordeel voor het bedrijf, alleen is het moeilijker terug te vinden onder de streep. Het automatiseren van personeels- en salarisadministratie is nu eenmaal makkelijker meetbaar dan een persoonlijke ontwikkelproces. "Return on Relations", het versterken van de dialoog tussen manager en medewerker, is ook van belang. Soms nog wel veel belangrijker, omdat het werk daarmee veel sneller wordt gedaan.'
Verschenen in Telecommerce Magazine 10 2003