Nieuws

De organisatie van ’kenniswerk’ is een leerproces

Verbeteringen en innovaties van producten, services en processen komen steeds vaker tot stand doordat werknemers in staat zijn actuele kennis toe te passen en om te zetten in toegevoegde waarde voor de organisatie en diens belanghebbenden. Volgens Maura Thomas maken organisaties echter een aantal fouten die dergelijk kenniswerk belemmeren.

Thomas onderscheidt vier “organizational mistakes”, maar er zijn er ongetwijfeld meer te onderscheiden:

1. E-mail wordt op een niet-passende manier gebruikt (dus ook voor dringende berichten die om een onmiddellijke reactie vragen), waardoor werknemers het idee hebben dat zij e-mail constant in de gaten moeten houden en onmiddellijk moeten reageren. Dat leidt tot afleiding. Bovendien voorkomt dit prioritering en zorgt het constant wisselen tussen taken voor inefficiëntie en kwalitatief minder goed werk. Volgens Thomas leidt permanent multitasken tot meer fouten, tot het missen van belangrijke informatie en signalen, tot een meer gebrekkig opslaan van informatie in het werkgeheugen (met negatieve gevolgen voor het kunnen oplossen van problemen en voor creativiteit). Organisaties moeten leren hoe zij verschillende media kunnen gebruiken voor verschillende doelen. Daarnaast zou “single-tasking” en focus meer gestimuleerd moeten worden. Thomas suggereert ook dat je zou moeten belonen als medewerkers tijdens bijeenkomsten of afspraken geen ICT gebruiken (“technology-free meetings”). Daarmee bevorder focus en beschouwing. Volgens mij zijn dit twee fouten. Enerzijds maken organisaties onvoldoende en zelfs verkeerd gebruik van de mogelijkheden die technologieën ons bieden voor interactie. Anderzijds is er onvoldoende aandacht voor focus en ruimte voor reflectie. Dit laatste wordt beïnvloed door een verkeerd gebruik van ICT.
2. De invoering van open werkplekken is te eenzijdig gericht op het reduceren van benodigde vierkante meters. Volgens Thomas laat onderzoek tegenstrijdige uitkomsten zien ten aanzien van de meerwaarde van open werkplekken. In haar bijdrage geeft zij verschillende suggesties om werkruimtes meer gericht te laten zijn op samenwerking en socialisering (zoals koffiehuis-achtige ruimtes met comfortabele stoelen of bureaus op wielen), en op het voorkomen van afleiding, lawaai en een gebrek aan privacy (zoals geen volledig doorzichtige glazen wanden en verschillende ruimtes voor verschillende typen werk). Zij stelt ook terecht dat betrokkenheid van werknemers bij de inrichting van open werkplekken, en aandacht voor hun inbreng, zorgen en suggesties hierbij van groot belang is. Volgens mij gaat de invoering van open werkplekken mis als zorgen worden weggewimpeld of als niets met suggesties wordt gedaan omdat aanpassing van plannen dan tot hogere kosten leidt.
3. Er is onvoldoende aandacht voor de invloed van voeding en energie op kenniswerk. Het succes van kenniswerk is volgens Thomas afhankelijk van het energieniveau van het team, gedurende de hele dag. Je zou volgens haar moeten voorkomen dat medewerkers in een ‘energie achtbaan’ terechtkomen. Bijvoorbeeld door expliciet te letten op voeding tijdens bijeenkomsten. Bovendien beschikken veel bedrijven over kantines, automaten met snacks, gevulde koelkasten of over ‘snoeppotten’. Kijk eens kritisch naar de samenstelling ervan, en vervang frisdranken bijvoorbeeld door gefilterd water en ongezoete thee. Volgens Thomas kunnen gezonde energiebronnen leiden tot een productiviteitsverbetering van 20%. Het lastige hiervan is dat ‘we’ vaak zo gewend zijn aan producten met veel vet of suikers dat we gezonde voeding niet ‘lekker’ vinden. Maar het is terecht dat Thomas hier aandacht voor vraagt.
4. Thuiswerken wordt vaak verkeerd geïmplementeerd. Thuiswerken kan voordelen hebben voor de organisatie (minder ruimtes nodig) en voor de werknemer (minder reizen, meer flexibiliteit). Het groeit vaak organisch, terwijl je goed moet nadenken over de invoering ervan en de impact voor werknemer en team. Managers zijn vaak bang dat medewerkers meer afgeleid zullen zijn en minder presteren als zij geen sprake is van directe supervisie. Werknemers kunnen inderdaad niet goed in staat zijn om te gaan met de afleidingen thuis. Volgens Thomas moet je onder meer nagaan of het werk van de werknemer zich leent voor thuiswerk, en of de werknemer over een goed zelfsturend vermogen beschikt en zichzelf kan motiveren. Ook zou de organisatie over een technologische infrastructuur moeten beschikken om ervoor te zorgen dat thuiswerkers ‘connected’ blijven. Verder moet de thuisomgeving ook geschikt zijn voor thuiswerken (zijn er bijvoorbeeld kinderen aanwezig tijdens werktijden?). Verder zullen zowel leidinggevenden als werknemers moeten leren om te gaan met thuis werken.

Volgens Thomas ontstaan problemen rond de inrichting van kenniswerk naar verloop van tijd, en niet doelbewust. Schenk er expliciete aandacht aan en kijk er met een frisse blik naar. Dat kan al helpen. Maura Thomas illustreert m.i. ook dat het organiseren van ‘kenniswerk’ leidt tot veel leervragen. Het gaat om bewustwording (bijvoorbeeld ten aanzien van voeding), het adequaat leren omgaan met technologieën, maar ook om zaken als kunnen focussen en het ontwikkelen van een zelfsturend vermogen.

Foto: FirmBee, Pixabay