Nieuws

Van de Redactie | 20-03-2020 | | (0) reacties

5 lessen voor thuiswerken

Als redactie zijn we blij dat de markt met alle thuiswerkers en docenten meedenkt. Vandaag ontvingen wij een bijdrage van VIP Internet (webhosting en domeinregistratie) met tips over thuiswerken. 5 lessen die het bedrijf heeft geleerd met werken op afstand.

Les 1: Bereikbaarheid
We gebruiken Voys om onze telefonie via VoIP te regelen.
Je kunt per telefoonnummer een belplan opstellen en wachtrijen beheren. Elke gebruiker kan aan een van de belgroepen (bijvoorbeeld support of sales) worden toegewezen.
We zijn erg tevreden over de inzet en het gemak van deze tool.

Nu iedere supportmedewerker tegelijkertijd thuiswerkt, hebben we gemerkt dat het doorschakelen naar je eigen mobiele telefoon met de Voys-app niet optimaal is.
De ingestelde wachtrijen werken niet goed en je eigen bereikbaarheid wordt beperkt.
Vergeet je jezelf handmatig af te melden, dan blijf je ook ná werktijd bereikbaar.

Daarom gebruiken we nu Webphone om via je laptop gesprekken aan te nemen en te starten.
Dit werkt een stuk prettiger. Nu hebben onze supportcollega’s alleen een laptop nodig om telefonie, chat, tickets en e-mail te onderhouden.
Webphone is een licentie vanuit Voys waarbij het account wordt omgezet van vaste telefonie naar online.

Les 2: Duidelijke afspraken
Nu we elkaar niet zien en het contact wordt beperkt, is het nodig om te weten wie, wat, wanneer doet.
De volledige impact van het virus en de aangekondigde maatregelen op bedrijven en onze werkgelegenheid is nog niet duidelijk.
Je kunt zelf grip creëren, op jouw functie of bedrijf, door duidelijke afspraken. Afspraken die te maken hebben met de werkzaamheden en het beleid.
Bespreek wie verantwoordelijk is voor welke taken en welke deadlines gelden.

Elke ochtend om 8:45 hebben wij een dagopening. Hierin bespreken we wat we de dag ervoor hebben gedaan en wat we concreet hebben bereikt.
Daarnaast geven we aan wat we deze dag willen bereiken, wat we daarvoor nodig hebben en van wie we eventueel hulp nodig hebben.
Iedere collega haakt aan en iedereen komt kort aan het woord. We gebruiken een weekplanning op een Kanban-bord in Jira.

Een tijd lang hielden we de taken en opening te vaag. Resultaten en deadlines werden niet concreet genoeg gemaakt.
Hierdoor konden we als team niet altijd trots of kritisch genoeg zijn op wat we bereikt hadden.
Elk project wordt nu opgesplitst in duidelijk afgebakende taken. We stellen kritische vragen en weten precies wat we van elkaar kunnen verwachten.

Les 3: Blijf in contact
Een groot deel van ons land werkt thuis en sociale contacten worden afgeraden.
Hierdoor is het mogelijk dat collega’s (of jijzelf) zich eenzamer voelen en het ‘kantoorpraat’ missen.

Plan daarom vaste contactmomenten in om zowel zakelijk als privé contact met elkaar te hebben.
We gebruiken zelf Slack als intern communicatiesysteem. We houden nu ook veel contact met videogesprekken via Slack.

Het grootschalig thuiswerken is ook voor ons nieuw.
We hebben deze week gemerkt dat meerdere medewerkers het saai vinden om langdurig thuis te werken.
Daarom hebben we naast de dagopening ook een contactmoment voor de lunchpauze en aan het eind van de dag.
Deze momenten worden gebruikt voor meer dan alleen werk gerelateerde zaken.

Les 4: Toegang tot systemen
Of je nu één of meerdere essentiële programma’s gebruikt, zorg dat minimaal één medewerker volledige toegang op afstand heeft en er één persoon als back-up is.
Het is niet wenselijk dat je systeem in lockdown gaat omdat niemand op kantoor is af als er één persoon uitvalt.

Wij hebben VPN-verbinding ingesteld en rechten per gebruiker ingesteld om dit te regelen.
Er is meer dan één administrator per systeem om de afhankelijkheid bij ziekte of afwezigheid te beperken.
We gebruiken bedrijfslaptops die door systeembeheerders zijn ingesteld. Gecombineerd met een beveiligde VPN-verbinding zijn we hierdoor zeker van de veiligheid.

Er is in het verleden een situatie geweest waarbij een administratiesysteem slechts door één persoon werd beheerd.
Hierdoor ontstonden problemen toen deze collega uitviel. Dit is een belangrijk leermoment voor ons geweest.

Les 5: Financiële gevolgen
De effecten van het coronavirus en alle maatregelen op onze economie zijn nog niet bekend.
De financiële gevolgen zullen voor veel bedrijven negatief uitpakken.

Met alle maatregelen rondom social contact is het nu belangrijker dan ooit om online aanwezig te zijn.
Zorg dat je website up-to-date is en zorg dat je het maximale uit je hostingpakket haalt.

Bewaar het overzicht op je eigen cashflow en alle rekeningen. Probeer grote investeringen en uitgaven te beperken.
Het is ook mogelijk om uitstel van belasting aan te vragen. Maar let op, uitstel is geen kwijtschelding.
Uiteindelijk zul je aan alle betalingsverplichtingen moeten voldoen.

Meer informatie

Voor meer informatie, ga naar de site van VIP Internet.