Wat te vragen van uw LMS-leverancier? (#2)
In het vorige artikel is ingegaan op de factoren: experimenteren, prijs en lokalisatie. In dit artikel zal het gaan over de factoren: integratie en flexibiliteit. Integratie van een LMS met andere systemen is soms noodzaak om het een en ander naadloos op elkaar te laten aansluiten en onnodige werkzaamheden, zoals het dubbel invoeren van gegevens over gebruikers in meerdere systemen, te voorkomen. Flexibiliteit gaat over de mogelijkheden die u als gebruiker van het LMS heeft om in de toekomst nieuwe functionaliteit toe te voegen, of meer/minder gebruikers in het systeem op te nemen, of juist praktische problemen met de beschikbare bandbreedte te kunnen oplossen
Integratie is een aspect waar niet ieder bedrijf direct aan denkt bij het opzetten van een e-learningproject. Daarnaast is het iets dat niet voor ieder bedrijf geldt. Het gaat daarbij vaak om het uitwisselen van data tussen een Leer Management Systeem en verschillende andere applicaties zoals bijvoorbeeld ERP of HR-informatiesystemen. Als voorbeeld kunnen hier integraties met SAP of PeopleSoft dienen, maar ook naadloze integraties met andere applicaties zoals bijvoorbeeld een systeem voor competentie management (zoals die van bijvoorbeeld Exxceed)).
Als het gaat om informatie-uitwisseling met HR- en ERP-systemen gaat het er vooral om dat gebruikersdata over en weer kan worden uitgewisseld.
Van bestaande gebruikers in het LMS willen we graag de studieresultaten en/of certificering terug zien in de HR applicatie. Nieuwe medewerkers in het bedrijf moeten automatisch aangemeld zijn bij het Leer Management Systeem.
De informatie-uitwisseling kan op verschillende manieren plaatsvinden, van eenvoudig tot complex:
- Handmatig door de export en import van data files (bijvoorbeeld via Comma Separated Value - files )
- Basic XML-georiënteerde data import/export mechanismen voor batch data management. Sommige systemen hebben al een aantal real-time interfaces beschikbaar, inclusief XML over HTTP, XML over JMS, maar ook maatwerk application adaptors.
Bij alle oplossingen komt het op hetzelfde neer: "hoe krijg ik de data gesynchroniseerd over twee of meer systemen".
De vragen die u zich kunt stellen zijn dan ook:
- Wat ben ik bereid zelf te doen of wat kan ik zelf doen met de beschikbare mensen in de organisatie?
- Wat is het beschikbare budget (sommige koppelingen moeten maatwerk worden gemaakt)? Integratie van systemen zal altijd een aantal werkzaamheden vergen. (zie ook de volgende vraag)
- Zijn er systemen met reeds voorhanden standaard koppelingen (bijvoorbeeld met de meest HR- en ERP- systemen)?
Ten aanzien van de naadloze integratie met andere systemen gaat het veelal om maatwerk zodat naadloos van de ene applicatie kan worden overgegaan naar de andere. Een voorbeeld:
Binnen een applicatie waarin de 360º evaluatie van een medewerker wordt uitgevoerd is voor die medewerker een tekortkoming te zien voor een bepaalde competentie. Door eenvoudig met de muis te klikken op de grafische voorstelling hiervan (staafdiagram) komt direct de catalogus in het Leer Management Systeem te voorschijn met daarin alleen die cursus(sen) die van toepassing is op het aanleren van kennis voor die ene competentie (in dit geval betreft het een integratie tussen het Enterprise Knowledge Platform en ProfileIT). De medewerker kan zich dan direct inschrijven voor de cursus (en indien toestemming van de manager wordt verkregen ook direct volgen).
Flexibiliteit
Bij dit onderwerp gaat het om de flexibiliteit die het Leer Management Systeem van huis uit al in zich heeft, zoals bijvoorbeeld:
- schaalbaarheid (# gebruikers en functionaliteit);
- oplossingen om bandbreedte problemen te voorkomen;
- beschikbaarheid/ondersteuning van talen;
- opties ten aanzien van maatwerk;
- LDAP koppelingen;
- Single-Sign-On mogelijkheden;
- en vele meer.
Ik zal een aantal voorbeelden in de sfeer van de flexibiliteit uit de lijst hierboven verdere benoemen zonder daarbij de intentie te hebben dat de lijst volledig is.
Beschikbaarheid van talen. Is elke taal een nieuwe installatie? Wat als ik een bepaalde label van een veld anders wil hebben qua terminologie. Kan ik dat zelf of ben ik afhankelijk van de leverancier? Ondersteund uw LMS ook 'double byte' karakters zoals Chinees, Koreaans, en Japans? Als uw bedrijf ook onderdelen heeft in Israël of Arabische landen, ondersteund uw LMS dan ook de rechts-links oriëntatie voor de look & feel en de Hebreeuwse en Arabische taal?.
Aantal gebruikers. Hoe verloopt het proces bij het toevoegen van meer/minder gebruikers? Kan dit eenvoudig gebeuren door de administrateur. Wat als dit vele honderden gebruikers in een keer betreft. Zijn er dan voorzieningen in het systeem die ik kan gebruiken, moet ik ze allen één voor één handmatig invoeren, of moet ik een beroep doen op mijn leverancier?
Een goed systeem heeft minimaal een aantal oplossingen voor u: handmatig, bulk-upload faciliteiten in het systeem, of d.m.v. integratie met een ander systeem.
En wat als het aantal gebruiker boven een bepaald volume komt (b.v. 25.000; welke bijzondere verrichtingen zijn er dan nodig? Meerdere servers, dual cpu, load balancing? Sommige leveranciers werken met een prijsmodel gebaseerd op het aantal servers dat u gebruikt.
Beschikbaarheid van bandbreedte. Wat als de bandbreedte van het netwerk binnen uw bedrijf een centrale oplossing voor content niet toestaat? Is het LMS dan in staat de cursussen op afstand te starten ("remote launch" ). Kunt u werken met meerdere content servers waarbij de LMS bepaald, op basis van waar de gebruiker zich bevindt, welke content server gebruikt gaat worden?
Van dit laatste een voorbeeld: stelt u zich voor dat u een onderneming bent waarvan er meerdere vestigingen in een land zijn verspreid. Ondanks de goede IT-infrastructuur op het hoofdkantoor zijn de vestigingen achtergebleven en is er niet meer dan een eenvoudige dial-in connectie met de buitenwereld. Het behoeft geen betoog dat in een dergelijke situatie het lanceren van e-learning cursussen vanaf een andere dan vanuit de eigen omgeving geen zin heeft. De performance bij de presentatie van de content is niet voldoende om tot een succesvolle implementatie te komen (en voor de duidelijkheid dit heeft helemaal niets met uw LMS te maken maar met het infrastructuur die u gebruikt).
Systemen die werken met verschillende content servers of remote launch (opstarten van de cursus van en andere locatie dan de database van het LMS) bieden u wel die mogelijkheid. Twee voorbeelden uit de praktijk:
1) Gebruik van Remote launch:
- Retail-organisatie met 350 vestigingen verspreid over het gehele land
- Grote aantallen personeel wisselen elkaar in een snel tempo op. Trainen op een traditionele manier in een klaslokaal op een centrale locatie kost gewoonweg te veel tijd en geld.
- Vestigingen hebben de beschikking over 5Kb bandbreedte naar buiten toe.
- LMS centraal geïnstalleerd op het hoofdkantoor.
- Content is geïnstalleerd op een afgeschermd deel van de kassa-PC (EPOS terminals).
- De content bestaat uit cursussen van maximaal 10 minuten die gedurende de nacht worden overgezet op de EPOS terminals over het gehele land.
- In de vestigingen kan men doen aan e-learning en centraal op het hoofdkantoor heeft men de beschikking over de informatie ten aanzien van welke medewerker wat heeft gedaan aan training.
2) Gebruik van Content Servers:
- Grote retail-keten met meer dan 90.000 medewerkers verspreid over het gehele land in meerdere tijdzones.
- Vestigingen willen voorkomen dat gebruik van content leidt tot al te veel belasting van het netwerken en willen de performance zo hoog mogelijk hebben. Op ieder moment van de dag studeren gemiddeld 1.000 medewerkers on-line.
- In het gehele land zijn 3000 lokale content servers ingericht
- Een medewerker die inlogt krijgt de content vanaf de dichtstbijzijnde content server gepresenteerd.
- Het LMS herkent waar de gebruiker is (op basis van het IP-adres) en zorgt ervoor dat de dichts bijzijnde content server wordt gebruikt.
Hiermee komt dit artikel tot een eind. Indien u vragen heeft of contact met ons wilt opnemen kan dat (zie emailadres hieronder). Het volgende artikel zal o.a. ingaan op de wereldwijd gebruikte standaarden voor e-learning zoals IMS, SCORM en AICC.
Bouko Noor
Manager Business Development - Europe
NetDimensions
bouko.noor@netdimensions.com