Bloggers

Communicatiechaos binnen het onderwijs: wat te doen?

Ben je de tel kwijt van alle digitale berichten van diverse media die je dagelijks moet verwerken om te communiceren? Je bent absoluut niet de enige die zich verloren voelt in deze digitale jungle. Hoe zijn we in deze situatie terechtgekomen, en nog belangrijker: hoe krijgen we weer grip op deze communicatiechaos en zorgen we voor duidelijkheid voor iedereen?

Werk je in of voor het onderwijs, dan herken je het vast: de grote hoeveelheid digitale communicatiemiddelen die we dagelijks gebruiken. In de loop van de jaren hebben tal van applicaties hun intrede gedaan binnen onderwijsinstellingen. En veel van die applicaties bevatten communicatiefuncties. Naast het leermanagementsysteem (LMS), MS Teams en e-mail zijn er vaak ook nog aparte applicaties voor stages (BPV) en wordt er zelfs gecommuniceerd via berichtendiensten als WhatsApp of Signal. Deze bonte verzameling aan kanalen zorgt voor flink wat verwarring bij zowel docenten als lerenden.

Wat is het probleem?

Het grootste probleem van al die verschillende communicatiefuncties is het gebrek aan overzicht. Informatie raakt verspreid, waardoor lerenden soms belangrijke mededelingen of instructies missen. Voor docenten betekent het ook dat ze constant meerdere platforms in de gaten moeten houden. Dat kost onnodig veel tijd en is niet efficiënt. Dit constante schakelen kan de werkdruk verhogen of bij lerenden zorgen voor onnodige cognitieve overbelasting.

Bovendien is niet altijd duidelijk welk kanaal waarvoor dient. Dat leidt tot verwarring over waar je specifieke informatie kunt vinden. Een gespreksgeschiedenis over één onderwerp kan zo versnipperd raken over verschillende applicaties. Dit maakt het moeilijker om de context te reconstrueren. Het beheren van al die tools kan zelfs ten koste gaan van de interactie en de relatie met lerenden.

Een ander punt van zorg is de privacy. Bij het gebruik van apps zoals WhatsApp is er vaak geen formele overeenkomst tussen de onderwijsinstelling en de leverancier (in dat geval Meta). Dit maakt het onduidelijk wat er met de uitgewisselde gegevens gebeurt. Soms wordt er uitgeweken naar dit soort kanalen omdat de officiële kanalen als lastig worden ervaren.

Waarom bestaande oplossingen niet alles oplossen

Veel instellingen gebruiken een LMS, en dit lijkt een logische plek om communicatie te centraliseren. De communicatiefuncties in een LMS zijn echter vaak gekoppeld aan specifieke opleidingsonderdelen (bijvoorbeeld een cursus, vak, project of module). Dit betekent dat medewerkers die met lerenden moeten communiceren, maar niet direct als docent aan een opleidingsonderdeel zijn verbonden – denk aan een opleidingsmanager of ondersteunend personeel – vaak geen of beperkte toegang tot deze communicatiefuncties hebben. Hierdoor moet er toch uitgeweken worden naar andere middelen, en blijft de versnippering bestaan.

Ook MS Teams, dat veel gebruikt wordt, lost het probleem van fragmentatie niet bevredigend op. Hoewel MS Teams goed werkt voor chat, berichten en bellen, is er geen goede, naadloze integratie mogelijk met de communicatiefunctie van een LMS. Dit zorgt voor gescheiden communicatiewerelden. Er is helaas nog geen sprake van een vloeiende ‘communicatie ervaring’ vanuit het LMS via MS Teams. LMS-ontwikkelaars zouden hier meer werk van moeten maken. Uiteraard kun je je ook afvragen of je nog wel afhankelijk moet zijn van Microsoft-tooling. Microsoft critici hebben gisteren weer een argument erbij gekregen.

Open source chat-applicaties worden soms geopperd als alternatief. In de praktijk worden ze echter weinig gebruikt in het onderwijs. Dit komt deels door onbekendheid, maar ook omdat ze soms als minder gebruiksvriendelijk worden gezien. De implementatie en het onderhoud kunnen ook technisch ingewikkeld zijn voor scholen. Europese cloud-alternatieven kennen vooralsnog ook een lage adoptiegraad binnen het onderwijs.

Het gebrek aan een standaard

Een meer complex onderliggend probleem is het gebrek aan een algemeen aanvaarde communicatiestandaard bij berichtendiensten. Vergelijk dit met mobiele telefonie: je kunt iedereen bellen of sms’en, ongeacht het toestel of de provider. Bij chat-apps werkt dit niet zo. Een bericht via Teams kan niet zomaar naar een WhatsApp-gebruiker. Een WhatsApp-gebruiker kan geen berichten uitwisselen met een Signal-gebruiker. Dit ‘dwingt’ gebruikers in de praktijk om meerdere apps naast elkaar te gebruiken.

Kies één lijn

Om de huidige situatie te verbeteren, is m.i. een pragmatische aanpak nodig. Het is verstandig dat onderwijsinstellingen kritisch kijken naar hun communicatiestructuur en één of een beperkt aantal duidelijke communicatiemiddelen kiezen voor alle formele communicatie.

Bij het kiezen van zo’n platform is een aantal zaken belangrijk:

• Het moet toegankelijk zijn voor alle betrokkenen, dus niet alleen docenten en lerenden, maar ook ondersteunend personeel, opleidingsmanagers en andere belanghebbenden.
• Het moet voldoende beveiligd zijn en voldoen aan privacywetgeving (AVG).
• Het moet gebruiksvriendelijk en laagdrempelig zijn.
• Het moet goede notificatiemogelijkheden hebben, waarbij gebruikers ook keuzemogelijkheden hebben (via een app, via mail, etcetera).

MS Teams lijkt op korte termijn de meest praktische optie, mits het consequent wordt ingezet. Het is daarbij ook belangrijk om duidelijke afspraken te maken over hoe het gebruikt wordt. Wanneer gebruik je berichten, wanneer chat? Communiceer helder naar iedereen dat andere communicatiekanalen niet worden gebruikt. Zorg ook voor duidelijke instructies en bied -indien nodig- ondersteuning bij het gebruik van het gekozen kanaal. Hoewel volledige integratie van alle systemen helaas nog toekomstmuziek is, kan deze eenduidige keuze op korte termijn voor veel meer duidelijkheid zorgen bij zowel docenten als lerenden. Het helpt voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat en verwarring ontstaat.

Start daarnaast een traject waarmee je op termijn over kunt gaan naar cloudoplossingen waarmee je onafhankelijk wordt van bedrijven die nu door een autocratische regering gebruikt kunnen worden om critici de mond te snoeren. Integratiemogelijkheden met LMS’en zijn daarbij van groot belang. Dit is ook een opdracht voor ontwikkelaars van LMS-en.

Tot slot

Een doordachte keuze voor communicatiemiddelen en heldere afspraken daarover leiden tot minder verwarring, minder zinloze cognitieve belasting en meer efficiëntie. Dit geeft meer tijd voor de kerntaken van het onderwijs, zorgt voor minder frustratie en duidelijkere interacties. Het stroomlijnen van communicatie draagt zo bij aan een rustiger en professioneler werk- en leeromgeving.

The post Communicatiechaos binnen het onderwijs: wat te doen? first appeared on WilfredRubens.com over leren en ICT.
Lees het hele artikel