Bloggers

De kracht van notities en notitie-apps

Voor velen van ons is noteren een voortdurende bezigheid. In een gesprek maak je aantekeningen, je schrijft snel wat ideeën op nadat je een podcast hebt geluisterd en in een boek maak je aantekeningen in de kantlijn. Vaak zijn dit vluchtige notities die snel uit beeld verdwijnen. Blader jij wel eens terug en lees je de notities die je afgelopen week hebt gemaakt?

Of ben je wel eens op zoek naar iets waarvan je zeker weet dat je het ergens had opgeschreven, maar waar? We lezen, luisteren en bekijken allemaal ontzettend veel. En wat te denken van al je ingevingen tijdens het wandelen of onder de douche? Zonder het op te schrijven is de kans groot dat je het ’s avonds alweer vergeten bent.

Om dit te voorkomen kun je een ‘tweede brein’ creëren. Een tweede brein is een persoonlijk kennismanagement systeem: een soort extern systeem om onze gedachten en ideeën op te slaan en te organiseren, zodat we ons mentale werkgeheugen ontlasten en efficiënter en creatiever kunnen werken.

In deze blog (die ook is verschenen als AppTalk in het tijdschrift O&O) neem ik je graag mee in het idee van een tweede brein: wat is het, wat kan het je opleveren, hoe kun je het toepassen, en last but not least: welke notitie-apps kun je hiervoor gebruiken?

Wat is de kracht van een ‘second brain’?

Ik dacht, ik vraag dit eens aan de ChatGPT: “Het idee is dat we onze gedachten kunnen vastleggen zodra ze opkomen, in plaats van ze te proberen te onthouden. Door onze ideeën op een externe plaats op te slaan, kunnen we ze later gemakkelijk terugvinden en erop terugkomen wanneer we ze nodig hebben. Op deze manier helpt een “second brain” ons om onze gedachten beter te organiseren. Door onze ideeën in categorieën te verdelen, kunnen we ze gemakkelijker opsporen en verbanden leggen tussen verschillende ideeën. Dit kan ons helpen om creatievere oplossingen te vinden voor problemen en om ons werk efficiënter te maken.”

Ik had het niet beter kunnen verwoorden. Gerrit Komrij noemt het overigens ‘een boekhouding van je uitroeptekens’.

Het maken van notities op zich werkt heel krachtig. Je onthoudt informatie beter door het op te schrijven. Tijdens het schrijven ontstaan nieuwe ideeën. Elk woord dat je schrijft triggert associaties die je op nieuwe gedachten brengen. Wat we verder weten over notities is dat het makkelijker is om de waarde van een nieuw idee te zien als je het even opzij kunt zetten en er op een later moment nog eens naar kijkt. Je gebruikt dan een objectievere blik. Soms is een idee dat in eerste instantie zo waardevol en vernieuwend leek, dat in tweede instantie veel minder.

Een beroemd voorbeeld: Luhman’s ‘Zettelkasten’

Nu gaat het niet om ‘gewoon meer notities maken’. Het gaat om systematisch vasthouden wat je belangrijk en interessant vindt en daar met regelmaat naar terugkijken, zoeken naar verbindingen en je erdoor laten inspireren. In het boek ‘How to take smart notes’ beschrijft Sönke Ahrens hoe de Duitse professor Luhman te werk ging. Hij heeft maar liefst 58 boeken en honderden artikelen geschreven en veel daarvan behoort inmiddels tot de standaardwerken. Zijn werk is complex, veelomvattend en heel origineel. Hoe kreeg hij het voor elkaar om niet alleen zoveel te publiceren, maar bovendien met veel creativiteit en met zo’n hoog kwaliteitsniveau te schrijven?

Volgens Luhman zelf komt dit door een vast werkproces waarbij hij aantekeningen maakt en deze organiseerde in archiefkasten. Zijn aantekeningen had hij georganiseerd via een bepaalde nummering waardoor ze onderling naar elkaar verwezen. Zo kon hij via aantekeningen over een bepaald onderwerp eenvoudig terecht komen bij gerelateerde aantekeningen en onderwerpen.

Hoe kun je zelf zo’n tweede brein ontwikkelen?

Wat bewaar je? Hoe pak je het aan? Sinds een paar maanden ben ik zelf aan het experimenteren. Ik volg al lange tijd bloggers, lees artikelen en boeken en luister podcasts. Iets terugvinden wat ik heb bewaard lukt me vaak wel, maar ideeen in verbinding brengen en regelmatig terugkijken naar wat ik heb bewaard zit niet in mijn werkritme. Ik kan me helemaal voorstellen dat het waardevol is om meer te doen met wat ik bewaar.

Ik gebruik Notion als app voor mijn tweede brein. En ik heb bedacht dat ik materiaal wil verzamelen dat gaat over werkplekleren. Om zo wat focus aan te brengen. Gedurende de week bewaar ik goede blogs, schrijf ik inzichten en ideeën op. En elke vrijdag neem ik een uur de tijd om de notities nog eens te lezen. Soms delete ik iets, soms ontstaat er een nieuw idee. Het vraagt zeker tijd, maar ik heb ook echt het gevoel dat ik door op deze manier te reflecteren op wat ik heb gelezen, gezien en meegemaakt nieuwe inzichten opdoe en inzicht krijg in wat ik belangrijk vind.

Een praktische methode: CODE

Dit systematisch vasthouden van wat je belangrijk en interessant vindt is eigenlijk een vorm van PKM: Personal Knowledge Management. PKM staat voor een proces van zoeken, filteren, creëren en delen van content, met als doel je continu te ontwikkelen als professional. PKM kan helpen om betekenis te geven en te leren van de voortdurende stroom aan informatie die ‘buiten’ beschikbaar is.

Tiago Forte heeft een praktische methodiek ontwikkelt om belangrijke inzichten vast te houden, bestaande uit vier stappen:

1. Capture: vasthouden wat voor jou waardevol is
2. Organize: bewaren om er iets mee te kunnen doen
3. Distill: de essentie vastpakken
4. Exchange: delen met anderen

Ik licht ze kort toe.

Stap 1: Capture

Werk vanuit vragen waar je antwoorden naar zoekt. Dat richt je aandacht en maakt wat je vastlegt waardevol. Wees bovendien nauwkeurig als je notities maakt: bewaar niet hele blogs, maar haal er stukken uit. Je mag selectief zijn in de keuze van het materiaal dat in jouw ‘tweede brein’ een plek mag krijgen. Een mooie vind ik: neem je mate van verrassing als barometer: bewaar niet iets wat je eigenlijk al weet; als iets je verrast betekent het dat het je stimuleert om op een andere manier te denken. Hierin mag je best een beetje intuïtief te werk gaan. En bedenk: creatief werk is vrijwel altijd een remix van ideeën en uitingen van anderen.

Stap 2: Organize:

Hanteer een structuur om je notities vast te leggen. Doe dit niet op basis van waar ze vandaan komen, maar naar waar ze naartoe gaan. Dit was voor mij even wennen. Ik had de neiging om wat mapjes aan te maken met onderwerpen, en dit heb ik aangepast naar werk waar ik mee bezig ben: een blog schrijven, een opdracht bij een klant, een komende presentatie. Met daarbij nog een mapje ‘interessante onderwerpen’ voor de notities die ik niet gemakkelijk kwijt kon en wel wil bewaren ‘voor later’.

Stap 3: Distill

In deze derde stap ga je op zoek naar de essentie van het materiaal dat je hebt bewaard. Dit doe ik bijvoorbeeld in een uur op vrijdag. Forte schetst drie lagen die je hierbij kunt gebruiken:

• Laag 1: een selectie uit de blog of het artikel, dit is vaak de notitie die je in stap 1 hebt bewaard;
• Laag 2: je leest de selectie en je gaat na wat de belangrijkste punten hierin zijn. Die arceer je, onderstreep je, maak je vetgedrukt.
• Laag 3: highlight nu binnen de vetgedrukte tekst de belangrijkse en meest verrassende punten.

Met deze stappen maak je als het ware een plattegrond van wat er belangrijk is, zonder dat je informatie verwijderd. De context van je belangrijkste punten blijft zichtbaar.

Stap 4: Express

In deze vierde stap ga je delen wat je hebt geleerd. Hierbij is het de kunst om niet door te gaan tot iets perfect af is, maar om juist redelijk frequent te delen zodat anderen feedback kunnen geven. Mocht je bekend zijn met working-out-loud als gedachtegoed, dan herken je dit principe. Denk hierbij aan prototypes, een eerste module, een schets, een pilot, een lijstje met 6 werkvormen of 8 tips.

Vier nieuwe notitie-apps

Dan nu de vraag, welke app kan je hiervoor gebruiken? Een bekende app voor het bijhouden van notities is Evernote. Die ken je vast en misschien gebruik je deze app? Je kunt er van alles in kwijt: aantekeningen, foto’s, bonnetjes, je to-do lijstje, noem maar op. Wil je meer doen met ‘je tweede brein’ en ben je een Evernote-fan, dan kun je er prima mee aan de slag.

Graag neem ik je mee in 4 notitie-apps die in de afgelopen tijd een flinke vlucht hebben genomen: Notion, Roam, Obsidian en Workflowy. En natuurlijk werken ze alle vier net een beetje anders.

App 1: Notion

In Notion kun je je hele leven organiseren. Ze noemen deze app ook wel de ‘all-in one workspace’. Je kunt notities maken, informatie organiseren, een boekenlijst bijhouden. Je kunt fris beginnen en je eigen structuur aanbrengen. Er zijn ook eindeloos veel templates in omloop, zowel gratis als betaald, die je als vertrekpunt kunt gebruiken. Er zijn zelfs templates die de vier stappen Capture, Organize, Distill en Express ondersteunen. Volgens Forte kan Notion voor je werken als je ervan houdt om processen te ontwerpen en creëren, zodat deze helemaal bij jou en je manier van werken passen. Een geheel gratis te gebruiken app.

App 2: Roam

Ben je meer iemand die gedachten en ideeën verbindt om zo verbanden te zien? Werk je graag organisch en koppel je notities aan elkaar? Dan is het de moeite waard om Roam te bekijken. Je beschrijft hierin namelijk je notities op een netwerkmanier. In plaats van een verzameling losse notities, verzamel je in Roam gedachten als een netwerk. Net als hoe je hersenen werken: ieder nieuw idee, herinnering of gedachte anker je aan een bestaand idee. Stel je er een soort Wikipedia bij voor, waarbij je zonder moeite verbanden tussen je aantekeningen legt. Deze app is niet gratis, maar wel de moeite waard om te kennen!

App 3: Obsidian

Deze app zit een beetje tussen Notion en Roam in: ook in Obsisian kun je notities heel gemakkelijk aan elkaar koppelen. Het vraagt net iets meer handigheid in het gebruik van html in de teksten die je schrijft. Idee is dat je daarmee snel je notitie kunt opmaken maar voor sommigen zal dit even wennen zijn. Elke notitie die je schrijft is een bestandje op je laptop. Je kunt je notities organiseren in mappen, met tags dwarsverbanden leggen, in de ene notitie verwijzen naar een andere notitie. Leuke toevoeging: Obsidian heeft een ‘graph view’: een overzicht van je notities als een wereldbol met puntjes. Het geeft je een hoog-over beeld van je notities. Zo zie je in één oogopslag de relaties tussen notities en zie je ook welke gedachten nog los rondzweven.

App 4: Workflowy

Als vierde een app die werkt op basis van lijsten. Je maakt een lijst aan en daarbinnen kun je sublijstjes maken. Zo kun je wel 1000 lagen diepgaan. Op die manier orden je je ideeën. Het komt dus vooral aan op de ordering die je kiest en die voor jou werkt.

Tot slot: discipline noodzakelijk!

Een tweede brein ontstaat niet zomaar. Dat voel je al wel aan. Het vraagt tijd om onze gedachten op te slaan en te organiseren. Het vergt discipline en routine om regelmatig te reflecteren op wat je hebt verzameld om daar de verrassing in te zien en je gedachten te laten gaan over verzamelde ingrediënten. Om deze reden loont het echt om deze manier van werken te verbinden aan je werk. En: start klein, oefen, stimuleer jezelf om het enige tijd vol te houden.