Hoe een LMS te kopen
of
"Training technology will not save you --- you have to do the hard work yourself no matter what the salesman told you"
Een learning management systeem (LMS) kan uw organisatie helpen op verschillende manieren. Het gebruik ervan kan de kosten reduceren in een aantal gebieden die wellicht niet duidelijk zijn te identificeren als "low hanging fruits".
Het vervangen van klaslokaal training door on-line training zal een tweetal grote kostenposten elimineren. Deze zijn dan geassocieerd met training: kosten voor instructeurs en reis & verblijfkosten.
Minder duidelijk zijn de kosten besparing geassocieerd met verbetering in prestaties van de verschillende gebruikers zoals training administrateurs die het LMS gebruiken voor planning en monitoren. Een ander voorbeeld zijn de andere gebruikers die het LMS gebruiken voor 'just-in-time' training.
Maar net als bij het kopen van een goede racefiets, zal de fietser niet plotsklaps veranderen in een wielrenner met de kwaliteiten van Tour de France winnaar zoals Lance Armstrong. De aankoop van een nieuwe learning management systeem (LMS) - het maakt niet uit hoe goed het is - zal uw problemen omtrent trainingen in het bedrijf niet oplossen.
Ik zou het graag willen geloven dat een nieuw software pakket (bijvoorkeur het onze) u blij maakt en alle problemen in uw organisatie oplost. Dat zal niet gebeuren en we mogen ook niet pretenderen dat het dat doet. Geen enkel software pakket is eigenhandig instaat dit te doen.
De uitdagingen voor een bedrijf zijn complex. U heeft niet alleen te maken met interne product-, procedure-, inductie-, en management development trainingen. U dient ook nog eens rekening te houden met regelgeving ten aanzien van juridische- en compliance vereisten en de continue professionele ontwikkeling van medewerkers. En dit allemaal om de medewerkers up-to-date te houden (denk maar eens aan de vereisten voor ARBO in verschillende bedrijfstakken).
Voeg aan deze lijst ook nog eens wat culturele aspecten:
- Wat voor soort bedrijf bent u, "high touch" of "tough guys"?
- Geloven uw senior managers in de verdere ontwikkeling van hun personeel, en zo ja, wie zijn dat dan en hoe doe je dat?
- Is training zelfservice of vertelt het management welke training wanneer gevolg moet worden?
- Is experimenteren geoorloofd zelfs als experimenten kunnen mislukken of beëindigd dat uw carrière?
Het geld…:
- Kunt u budget vinden en waar komt dat dan vandaan: geografische business units, 'corporate headquarters', product groepen? Een beetje van overal?
- Moet u return-on-investment cijfers tonen voor dat u iets mag beginnen?
- Moet u concurreren voor budget en zo ja met wie?
IT issues:
- Is de IT-afdeling uw vriend of vijand? Heeft u recentelijk nog met iemand van hen gesproken? (laten we zeggen in de laatste 12 maanden)
- Kunt u een enterprise implementatie project managen? En als dat niet het geval is, kunt u iemand vinden die u vertrouwd en die het voor u kan doen?
De roll-out en marketing issues:
- Kunt u awareness, vraag, en buzz creëren ?
- Kunt u uw mensen ondersteunen en belonen als zij daadwerkelijk deze nieuwe service gebruiken?
- Kunt u feedback loops creëren en dit weer gebruiken om de service te verbeteren?
Komt dit u bekend voor: "toen ik met de HR manager van een grote financiële dienstverlener sprak vertelde zij me dat het hoofd van de IT-afdeling haar had verteld dat ze iedere LMS kon kiezen zolang het maar IBM was." Zij was verre van tevreden. Ik suggereer daarbij niet dat IBM een slechte keus zou zijn, maar het punt is dat zij had geen controle had. De oplossing, de leverancier, het implementatieteam, de strategie en het implementatieplan werden gewoonweg opgelegd. Ze had geen vrijheid, om buiten datgene wat de IT-afdeling oplegde, iets anders te verkennen.
Vele vergelijkbare verhalen zijn bekend. Er zijn bedrijven die al 3 jaar wachten op de start va neen e-learning pilot omdat de IT-afdeling geen manier kent de pilot aan de top van de 'Top 100' -lijst van projecten te plaatsen.
Dus u zult het een en ander moeten controleren. Managed u het LMS project voor uw bedrijf of doet de IT-afdeling dat?
U dient een interne "kampioen" te vinden. Iemand, wellicht zeer senior, en zeer gerespecteerd binnen uw organisatie. Deze persoon moet zijn nek uitsteken en u helpen het idee te verkopen aan het management en de toekomstige gebruikers van het systeem.
Met name, uw toekomstige gebruikers van het systeem, moeten serieus door u worden benaderd. U moet zien uit te vinden wat zij nodig hebben en wat zij denken nodig te hebben. Het heeft geen zin mensen iets te geven waarvan wordt gedacht dat dit niet hun probleem oplost. U moet trachten hun problemen op te lossen en laten zien dat u daar actief mee bezig bent.
U moet de tijd nemen, uw huiswerk doen en een grondig studie maken van wat uw bedrijf nodig heeft, welk budget is nodig, welk tijdpad kan ik plannen, wie helpen u en welke ander stakeholders uw succes kunnen beïnvloeden. (Ik zou ze registreren en periodiek bezoeken ten einde te controleren of er geen veranderingen zijn)
Ook zult u iets aan risicomanagement moeten doen. Belangrijk is het te weten welke er zijn en hoe ze te voorkomen, dan wel te omzeilen zijn.
Dan pas begint u het maken van een 'short list' van leveranciers. Start met een analist zoals Brandon Hall, zij evalueren de top 70- verschillend LMS leveranciers ieder jaar. Vanaf dit moment dient u ook een lijst met uw vereisten ten aanzien van de functionaliteit van het LMS beschikbaar te hebben.
Als laatste, kunt u dit aan uw lijstje toevoegen:
Het LMS dat u koopt moet scalable zijn: het moet zijn ontworpen vanaf de basis om grote datavolumes te kunnen managen, terwijl de systeem performance hoog blijft.
Het LMS dat u koopt moet flexibel zijn: het systeem moet modulair gestructureerd zijn zodat het snel en eenvoudig aangepast kan worden aan uw vereisten.
Het LMS dat u koopt moet open zijn: wij adviseren een 100% Java architectuur dat draait op Microsoft, Unix, Linux en Mac OS X platforms. Het LMS moet ook de mogelijkheid beschikken te interfacen met bestaande (legacy) systemen en met customer relationship management-, enterprise resource planning- en human resources systemen.
Het LMS moet internationaal, browser based en database-driven zijn: cursussen en testen moeten kunnen worden gepresenteerd in iedere taal.
Als u dit allemaal heeft gedaan, belt u ons dan?
Gepubliceerd door: Jay Shaw, Managing Director en CEO, NetDimensions Ltd
Vertaald en bewerkt door Bouko Noor, Netdimensions' Business Development Manager - Europa
Als u wilt reageren: zend uw e-mail naar bouko@netdimensions.com
Bouko Noor
Manager Business Development - Europe
NetDimensions
bouko.noor@netdimensions.com