Bloggers

Een overzicht van blogs geschreven door aanbieders die zich hebben aangesloten bij e-Learning.nl.


Van Sibrenne Wagenaar | 18-05-2022 | Article Rating | (0) reacties

Vijf cruciale competenties voor het faciliteren van hybride bijeenkomsten

Het Vlaamse steunpunt voor cultureel erfgoed gaat aan de slag met hybride bijeenkomsten en vergaderen. Welke werkvormen gebruik ik in een hybride sessie?  hoe betrek ik alle deelnemers? Welke competenties heb ik nodig als facilitator? Ik faciliteer daar een hybride sessie. Veel organisaties zijn bezig met de techniek – het installeren van speakerphones, het kopen van meeting owls. Maar wat vraagt het van degene die de sessie begeleidt? In deze blog ga ik in op de competenties van de hybride trainer of procesbegeleider.

Onderschat niet wat hybride vraagt

Na een flink aantal hybride sessies heb ik geleerd dat je zeker niet moet onderschatten wat hybride vraagt van de facilitator. Maar het vraagt veel van iedereen: de online deelnemers en de deelnemers in de zaal. Bij één van de eerste sessies begon ik nog hoopvol met de volgende quote:

“Een goede hybride sessie combineert het beste van online en live bijeenkomsten”

Inmiddels denk ik er anders over. Bij een live sessie kun je je richten op de zaal en de energie in de zaal. Bij een online sessie kun je handig gebruik maken van de chat of andere online tools. Bij hybride sessies, echter, kun je niet beide voordelen gebruiken. Het is een nieuwe vorm die veel vraagt. De facililtator moet de aandacht verdelen over de zaal en online. Dit kan voelen of je ogen in je rug moet hebben. Je bent ook sterk afhankelijk van de techniek. Bij een hybride sessie was ik zo druk alles goed te krijgen dat ik niet met de binnenkomende deelnemers kon kletsen. Een groot gemis.

“Het kost sommige mensen in de zaal best wat energie om maatje te zijn. Je moet toch meer opletten op de chat en het scherm en multitasken. Anderen gaat het heel makkelijk af en hebben er lol in”

Maar het vraagt ook wat van deelnemers en dat moet je ook managen als facilitator. Een hybride sessie is vermoeiend voor de mensen die online mee doen. Wellicht is het geluid net wat minder. Je weet vaak niet of je wel of niet kunt inbreken. Misschien wil je wel iets bijdragen maar trapt op de rem. Maar ook voor mensen in de zaal gaat de spontaniteit eruit. Als je afspreekt om je hand op te steken voelt het schools. En soms moeten mensen in de zaal niet met bladeren gaan ritselen anders wordt het geluid verstoort. Dan kan de lol er wel af gaan.

Competenties van de hybride facilitator

Niet iedere facilitator en docent heeft er zin in… Heb je net zo’n beetje geleerd om online te werken, komt er weer iets nieuws bij. En gelijk hebben ze! Makkelijk is het niet. Echter, ik denk wel dat het de toekomst is. Dus je zult vroeg of laat wel moeten en dan kun je er beter maar alvast aan beginnen. Op het internet zijn heel veel tips en tricks te vinden voor een hybride bijeenkomst maar welke competenties moet je ontwikkelen? (Competenties zijn een combinatie van kennis, vaardigheden, houding en/of persoonskenmerken/persoonlijke kwaliteiten). De volgende vijf competenties zijn belangrijk:

  1. Kiezen en opzetten van een passende technische opzet
  2. Samenwerking organiseren
  3. Werkvormen doordenken vanuit een hybride opzet (en in een draaiboek uitwerken)
  4. Faciliteren met een oog voor de behoeftes van de zaal en online
  5. Improviseren

 

Foto Monique van den Hout moniquevandenhout.nl

1. Kiezen en opzetten van een passende technische opzet

Er zijn verschillende manieren van het organiseren van de techniek. Werk je met eigen apparatuur, bijvoorbeeld speakerphones of een meeting owl? Dan weet je waarschijnlijk al goed hoe het werkt. Soms is er al een technische inrichting in de zaal. Ben je daar tevreden over? Kun je het nog testen? Wij gaan uit van drie verschillende hoofdopstellingen: onliners op de beamer, laptophoofden (zie foto) of iedereen achter de laptop en inloggen. Alleen door ervaring met deze verschillende vormen kun je de beste keuze maken die past bij de sessie. Ben je nog niet zo ervaren? Start dan met een simpele opzet, bijvoorbeeld de apparatuur die al aanwezig is, of een laptophoofd. En vergeet niet het testen! Of nog beter: zorg dat je voldoende hulp hebt..

2. Samenwerking organiseren

Wij faciliteren regelmatig hybride bijeenkomsten met zijn tweeën. Een online en een live facilitator.

“Een hybride sessie vraagt om meerdere rollen”

Bij een hybride sessie zijn er extra taken vergeleken met een ‘gewone’ live sessie. Denk aan het monitoren van de online groep, zorgen dat er breakouts komen, rondlopen met laptops. Het is fijn als je deze taken kunt verdelen. Als je niet met een online begeleider kunt werken, kun je wel een online contactpersoon benoemen. Of werk met maatjes tussen mensen in de zaal en online. Op universiteiten is er soms een student-assistent die helpt bij de online groep.

Heb je de luxe dat je met twee begeleiders kunt werken, één online en één in de zaal? Dat is het fijn als de online facilitator wel op een lokatie dichtbij zit, bijvoorbeeld een zaaltje verderop. Dan kun je toch samen de zaal inrichten en even snel afstemmen in de pauze. Bedenk ook hoe jullie tijdens de sessie gaan samenwerken. Bellen jullie elkaar in de pauze of ga je appen?

3. Werkvormen doordenken vanuit een hybride opzet (en in een draaiboek uitwerken)

Facilitators en trainers zijn juist heel sterk in werkvormen. Je kunt bijna elke werkvorm wel hybride uitwerken.  Echter, dit vraagt wel om het omdenken naar hybride en het vraagt om het bekijken van de totale opbouw met een hybride oog. Vragen waar je je over moet buigen zijn: als je in groepen gaat werken, ga je dan online en de zaal mengen? En zo ja, hoe zorg je dat er geen piep ontstaat in het geluid (tip: breakout groepen maken)? Ook dit vraagt om ervaring. Maak het jezelf niet te moeilijk als je nog niet veel ervaring hebt. Werken in twee verschillende groepen: de mensen in de zaal en de onliners maakt het overzichtelijk. Deze werkvormen moet je uitwerken in een draaiboek tot op detail niveau. Een voorbeeld van een detail: wie mute de online groep als zij gaan samenwerken? Wat doen we in de pauzes?

4. Faciliteren met een oog voor de behoeftes van de zaal en online 

Je hebt de werkvormen goed doorgedacht, je hebt een draaiboek in de hand. Nu de dag zelf. Waarschijnlijk sta je zelf in de zaal. Zorg dat je continue zowel de mensen in de zaal als online in gedachten hebt. Hierbij helpt het als de onliners ook goed zichtbaar zijn. Als je werkt met een online begeleider kun je af en toe schakelen.

“Als je online mee doet is het fijn als je een overzicht van de zaal hebt”

Zorg ervoor dat aan het begin de technische opzet en etiquette duidelijk zijn. Wil je dat onliners hun hand opsteken? Kunnen ze zelf inbreken als ze iets willen zeggen? of werk je met rondjes? Kies waar jij handig staat en doe regelmatig een check bij iedereen. Is het geluid nog goed? Is er behoefte aan een extra pauze?

5. Improviseren

Soms heb je het zo goed geregeld…. en loopt het toch anders. Degene die live zou faciliteren heeft corona en nu moet je de rollen omdraaien. Je wilt de chat gebruiken maar dat geeft een ping geluid. Je hebt zoveel ervaring met je eigen speakerphones maar ze verbinden met de verkeerde computer. Je wilde werken met hand opsteken maar daar hebben de deelnemers geen zin in. Er is een jarige in de zaal en die wil toch gezellig taart eten zonder stil te doen voor de mensen online. Dit vraagt om veel improvisatievermogen. Het helpt om hybride te zien als een mooie nieuwe uitdaging.

Ennuonline heeft workshops over hybride verzorgd voor het Vlaams Steunpunt, de Politieacademie, Ministerie van SZW, Rijkswaterstaat en DTV consultants. Ook hulp nodig bij het ontwikkelen van de compententies nodig voor goede hybride bijeenkomsten? Neem contact met ons op.


Lees het hele artikel


Hoe waardeert u deze bijdrage?




Reacties

Plaats hieronder uw reactie.

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)

CAPTCHA Afbeelding
Voer de hierboven staande code in: