Wat te vragen van uw LMS-leverancier? (#1)
Vele wegen leiden naar Rome, maar er zijn er bij die de reis een stuk aangenamer kunnen maken. De vragen die velen zich stellen bij de aankoop van een Learning Management Systeem is die omtrent wat is nu belangrijk bij de aankoopbeslissing. Met de gedachte in het achterhoofd dat de beslissing eenmalig is en een absoluut juiste moet zijn, wordt het besluitvormingsproces zeer gedetailleerd in gericht. Ondanks het feit dat pilots wel worden gehouden, worden deze zo ingericht dat er slechts een leverancier wordt getest en het wijzigen van het systeem wordt vooraf eigenlijk al onwenselijk geacht. In een serie artikelen wil ik bij de hand nemen om een aantal belangrijke criteria uit de doeken te doen. In dit artikel de eerste worden twee criteria meer in detail besproken.
Wellicht wat prikkelend maar wat is er mis met het wisselen van de leverancier? Natuurlijk heeft u dan leergeld betaald, maar u bent op dat moment wel een ervaring rijker en uw volgende keuze zal veel beter worden onderbouwd en u weet de bestaande leveranciers beter te beoordelen. Uw volgende keuze is beter.
Kortom er is meer te bekijken als het gaat om de aanschaf van een LMS. Er zijn een aantal belangrijke aspecten bij de aanschaf die u kunt meenemen in uw beslissing. De eerste is al genoemd:
Experimenteer en wisselen van leverancier mag (hoeft niet).
De anderen zijn (zonder daarbij de een specifieke prioriteit aan de factoren toe te kennen):
- Prijs
- Lokalisatie waaronder met name ook de beschikbaarheid van talen (zeker voor internationale bedrijven)
- Ondersteunen van standaarden
- Flexibiliteit
- Integratie mogelijkheden
- Ondersteuning verschillende databases
Prijs. Voor u mij de wind uit de zeilen neemt en opmerkt dat een jaar of enkele maanden experimenteren niet samengaat met een hoge prijs. Het LMS dat u aanschaft, als u start met e-learning, is zeker niet de duurste. Factoren waarop gelet kan worden voor een pilot zijn bijvoorbeeld:
- biedt de leverancier een gehoste oplossing aan of dient het LMS geïnstalleerd te worden op uw IT-infrastructuur
- begin met de simpele versie van de applicatie en bekijk of nieuwe functionaliteit eenvoudig kan worden toegevoegd
- hoe zit het licentiemodel in elkaar (jaarlijks/eenmalig/andere modellen beschikbaar?)
Een door de leverancier gehoste pilot bespaart u de kosten van het aanschaffen, managen en installeren van een server, database en dergelijke. Misschien betaald u dan wel een iets hogere prijs bij uw leverancier maar u heeft uw risico al beperkt.
LMS’n kunnen in verschillende versies worden aangeboden. Begin simpel, koop geen functionaliteit waaraan u in de eerste 6 maanden van uw e-learning toch niet aan toekomt. Denk maar eens aan het gebruik van een chat-box of discussie forum. Als u start zult u ze wellicht nog niet gebruiken. Wel belangrijk is na te gaan hoe u die functionaliteit op een bepaald moment wel ter beschikking krijgt. Hoe verloopt dat proces? Toch hopelijk geen nieuwe installatie? Wat kost een dergelijke upgrade?
Het licentie model van de leverancier bepaald hoe flexibel u verder gaat of juist stopt. Koopt u een applicatie met een ‘perpetual’1 licentie heeft u waarschijnlijk intern een moeilijk verhaal als u aan het eind van het eerste jaar van applicatie wilt wisselen. Dus de aanschaf van een jaarlijkse licentie is in de eerste e-learning stappen geen slecht plan.
Lokalisatie. Onder dit onderwerp vallen meerdere aandachtsgebieden. Het eerste is de look & feel. De gebruikers-interface zal moeten lijken op dat van uw bedrijf. Kortom uw eigen logo’s en stijl, in plaats van die van de leverancier. En als u meerdere business units onder verschillende merknamen heeft, hebben die deze mogelijkheid dan ook? Of geeft u het personeel de vrije hand in het kiezen van de look & feel die hen het meeste aanspreekt uit een set beschikbare opties.
Een aantal voorbeelden van mogelijkheden ziet u hiernaast.
Ook binnen dit onderwerp behoort het onderwerp ondersteuning van talen. In Nederland behoort natuurlijk een Nederlandstalige interface beschikbaar te zijn. Internationaal opererende bedrijven zullen wellicht meerdere talen vereisen. Hoe eenvoudig is dat met de applicatie van uw leverancier?
Is iedere taal een nieuw installatie en kunnen uw medewerkers simultaan in hun eigen taal werken: de manager in het Engels vanuit London, een trainer in Nederland in het Nederlands en een gebruiker in Duitsland in het Duits? In een wereld waarbij Nederlandse bedrijven veelal over de grens gaan en personeel hebben die andere talen spreken, kan dit toch een belangrijke factor gaan vormen voor het succes van e-learning.
Ook de mogelijkheid de menustructuur aan te passen, behoort tot dit onderwerp. Wilt u bijvoorbeeld een geselecteerd aantal menuopties voor bijvoorbeeld de manager op één locatie hebben, is dat dan zonder al te veel werk mogelijk?
In het volgende artikel zal ik in gaan op twee andere criteria voor de selectie van een LMS applicatie. Vragen of opmerkingen kunnen worden verzonden naar: bouko@netdimensions.com
Bouko Noor
Manager Business Development - Europe
NetDimensions
bouko.noor@netdimensions.com