Een overzicht van blogs geschreven door aanbieders die zich hebben aangesloten bij e-Learning.nl.
Erwin Blom van Fast Moving Targets attendeert zijn lezers in één van de edities van ‘Handpicked’ van deze week op de 37signals Guide to Internal Communication van het bedrijf dat onder meer de projectmanagement applicatie Basecamp ontwikkelt. 37signals beschrijft daarin hoe, waar, waarom, en wanneer zij communiceren. Hoe kun je effectief en efficiënt binnen je organisatie communiceren? Op een aantal van hun vuistregels is m.i. wel wat af te dingen.
In totaal gaat het om dertig regels. Daarnaast beschrijven zij concrete voorbeelden van hoe zij hun filosofie dagelijks binnen de eigen arbeidsorganisatie toepassen.
Het valt mij op dat 37signals m.i. de nadruk legt op negatieve aspecten van communicatie. Zij schrijven bijvoorbeeld:
Since communication often interrupts, valuing each other’s time and attention is a critical consideration. Keeping people in the loop is important, but asking them to follow along with everything is a distraction.
Verder valt op dat 37signals vooral asynchroon communiceert, via uitgebreide schriftelijke berichten. Zij gebruiken daarvoor voornamelijk -en niet heel erg verrassend- de eigen tool Basecamp. Vergaderingen en videoconferencing worden nauwelijks toegepast.
Meetings are the last resort, not the first option.
Wel neemt men uitgebreid de tijd om schriftelijk tot besluiten te komen. Betekenisvolle discussies hebben volgens de samenstellers van de vuistregels veel tijd nodig om zich te ontwikkelen. Belangrijke beslissingen beginnen en eindigen met een uitvoerige uitwisseling van gedachten. Als iets van groot belang is, moet je het schriftelijk vastleggen. Verwacht ook geen onmiddellijke reactie, stellen zij.
Ik herken dat communicatie afleidend kan werken, dat het moeilijk is om alle belanghebbenden te bereiken en dat communicatiemiddelen zoals email ook oneigenlijk worden gebruikt waardoor je er meer tijd mee kwijt bent dan eigenlijk zou moeten. Desondanks beschouw ik communicatie als een belangrijke manier om zaken af te stemmen en belanghebbenden te betrekken bij, bijvoorbeeld, een project.
Ik hecht ook meer waarde dan 37signals aan bijeenkomsten en videoconferencing, aan mondeling communiceren:
Ik geef daarom meer de voorkeur aan een combinatie van (online) bijeenkomsten en schriftelijke berichten. De sessies moeten niet te lang duren (maximaal 1,5 uur). De inhoud moet betekenisvol zijn.
In een groot aantal vuistregels van 37signals kan ik me overigens prima vinden. Bijvoorbeeld:
Naam (verplicht) Naam Is Verplicht
E-mail (verplicht) E-mail Is Verplicht Ongeldig E-mailadres
Commentaar Is Verplicht
Bericht mij via e-mail over vervolg commentaar